Top 6 cách viết email trả lời bằng tiếng Anh

Có sự khác biệt rất lớn giữa ngôn ngữ nói và viết, và thể hiện nội dung bằng việc viết email còn khó hơn rất nhiều. Vì vậy hãy cùng luyện tập thật nhiều để nâng cao khả năng soạn thảo email trả lời bằng tiếng Anh bạn nhé!

Ở bài viết này, Optimus sẽ chia sẻ những mẹo để giúp bạn nâng cao khả năng viết email trả lời bằng tiếng Anh của bản thân.

Bạn cần phải nắm chắc cấu trúc email chuẩn chỉnh

Một trong những quy tắc cơ bản đầu tiên mà bạn cần lưu ý để trở thành một người chuyên nghiệp trong việc viết email trả lời bằng tiếng Anh, đó chính là nắm chắc cấu trúc của một email chuẩn chỉnh.

Việc lựa chọn bố cục, ngôn từ quyết định rất lớn tới việc truyền tải nội dung email cũng như thể hiện được sự chuyên nghiệp của bản thân. Ngoài ra, bạn cần lưu ý trong việc sử dụng ngôn từ, cách phân bổ dấu câu, chia đoạn hợp lý để giúp người nhận dễ đọc, dễ hiểu email của bạn.

Sau đây là cấu trúc email chuẩn chỉnh bao gồm các phần chi tiết mà bạn nên tham khảo:

CẤU TRÚC CỦA MỘT EMAIL CHUẨN CHỈNH

Những tình huống trả lời email bằng tiếng Anh bạn có thể tham khảo

Đề cập đến công việc đã được trao đổi trước đó

Có thể nói, môi trường công sở là nơi sử dụng email nhiều nhất. Đơn giản vì email là loại hình giao tiếp bằng văn bản thể hiện sự trang trọng và chuyên nghiệp giữa các doanh nghiệp với nhau.

• As stated in your letter,… (Như đã được đề cập trong thư của bạn,…)
• Regarding…/ Concerning…/ With regards to… (Về vấn đề/Liên quan đến…)
• As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…)
• As mentioned in the previous email,… (Như đã đề cập trong email trước đây,…)

Ví dụ:

As stated in your letter, we are going to  have a meeting to learn more about your company’s products. I would like to confirm that I will be able to join the meeting.

(Như đã được đề cập trong thư của bạn, chúng ta sẽ có một buổi gặp nhau để tìm hiểu rõ hơn về sản phẩm công ty bạn. Tôi muốn xác nhận rằng tôi sẽ có thể tham gia buổi họp.)

Tình huống yêu cầu/hỏi thêm thông tin

Để bắt đầu với tình huống yêu cầu, nhờ người khác trợ giúp khi viết email trả lời bằng tiếng Anh, bạn nên sử dụng những câu trang trọng, thể hiện tình cảm, sự trân thành của bản thân. Những email phản hồi bắt đầu với những câu sau sẽ giúp người đọc có thiện cảm hơn với người gửi.

• I would be grateful if… (Tôi sẽ biết ơn nếu…)
• I wonder if you could… (Tôi tự hỏi/phân vân liệu rằng bạn có thể… )
• I would be interested in having more details about… (Tôi mong muốn biết thêm chi tiết về…)
• I would particularly like to know… (Tôi đặc biệt muốn biết về…)
• I would like to have more details about… (Tôi muốn biết thêm chi tiết về…)
• I would like to ask for your help… (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của bạn…)

Ví dụ:

I would be interested in having more details about your franchise policy. Would it be okay for us to meet  in my office at 9 A.M. next Tuesday to discuss this policy in more detail?

(Tôi mong muốn biết thêm chi tiết về chính sách nhượng quyền thương hiệu của bạn. Chúng ta có thể gặp nhau tại văn phòng của tôi vào 9 giờ sáng thứ 3 tuần tới để thảo luận rõ hơn về chính sách này không?)

Dạng thông báo tin tốt

Để thông báo tin tức tốt đẹp đến người nhận, bạn nên sử dụng những câu tiếng Anh sau cho email của mình:

• We are pleased to announce that… (Chúng tôi vui mừng thông báo với bạn rằng…)
• You will be pleased to know that…(Bạn sẽ hài lòng khi biết rằng….)

Ví dụ:

We are pleased to announce that your application to ABC school has been approved. We are delighted to have you as one of our new teachers.

(Chúng tôi vui mừng thông báo rằng đơn đăng ký của bạn vào trường ABC đã được chấp thuận. Chúng tôi rất vui khi có bạn là một trong những giáo viên mới của chúng tôi.)

Dạng thông báo tin xấu

Với những tin tức xấu, cách sử dụng ngôn từ phải thật tinh tế để làm vấn đề không trở nên quá trầm trọng, người đọc qua đó sẽ cảm thấy được an ủi, nhẹ nhõm hơn.

• It is with great sadness that… (Rất tiếc khi phải nói rằng…)
• We regret to inform you that… (Chúng tôi rất hối hận khi phải thông báo với bạn rằng…)
• After careful consideration, we have decided that… (Sau khi xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định…)

Ví dụ:

It is with great sadness that ABC company did not renew the contract with us. I tried my best but they seem to have found a better supplier.

(Rất tiếc khi phải nói rằng công ty ABC đã không ký hợp đồng gia hạn với chúng ta. Tôi đã cố gắng hết sức nhưng họ dường như đã tìm được nhà cung cấp tốt hơn.)

Dạng phàn nàn/từ chối

Chắc chắn bạn sẽ không cảm thấy hài lòng khi phía đối tác không đảm bảo những điều khoản trong hợp đồng, hoặc không đáp ứng được những tiêu chí mà doanh nghiệp bạn đưa ra. Đây là lúc bạn cần gửi email trả lời bằng tiếng Anh để đưa ra những lời phàn nàn, hoặc từ chối, góp ý đến với phía đối tác.

Và sẽ rất tuyệt vời nếu bạn biết cách gửi email phàn nàn, từ chối một cách chuyên nghiệp, lịch sự:

• I am sorry to say that you are late with the payments. (Tôi rất tiếc khi phải nói rằng bạn đang bị chậm trễ trong việc thanh toán).
• I hope you will not mind me saying that the place you had recommended to us was not as nice as we expected. (Tôi hy vọng bạn sẽ không phiền lòng khi biết rằng địa điểm mà bạn gợi ý cho chúng tôi không tốt như chúng ta mong đợi).

Dạng xin lỗi

Trường hợp viết email trả lời bằng tiếng Anh để xin lỗi khách hàng, đối tác là điều mà bất kì doanh nghiệp nào cũng sẽ gặp phải. Điều mà bạn cần làm là sử dụng ngôn từ một cách khéo léo, tinh tế để làm xoa dịu đến với người nhận sau khi đọc email của bạn. Hãy thử dùng một vài câu sau để mang lại hiệu quả nhất định.

• We are sorry for the trouble we caused. I promise it won’t happen again. (Chúng tôi xin lỗi vì những rắc rối mà chúng tôi gây ra. Chúng tôi cam kết điều đó sẽ không xảy ra lần nào nữa).
• I am really sorry, but I can not come to the meeting next Friday because I have a very busy schedule next week. (Tôi rất xin lỗi, nhưng tôi không thể đến buổi họp vào thứ 6 tuần sau vì lịch trình của tôi rất bận vào trong tuần tới).

Việc viết email trả lời bằng tiếng Anh là một trong những điều bạn cần nắm chắc để hình thành phong cách làm việc chuyên nghiệp của bản thân. Hy vọng bài viết đã giúp bạn có thêm những mẹo hay để giúp bạn trả lời email bằng tiếng Anh hiệu quả.

Để biết thêm nhiều thông tin thú vị về học tiếng Anh, hãy Follow Fanpage Optimus Education hoặc tham gia Group Học tiếng Anh theo chủ đề với Giáo viên nước ngoài bạn nhé!

Các bài viết liên quan: 

• Cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp
• Hướng dẫn chi tiết các bước viết email tiếng Anh
• Cách viết email bằng tiếng Anh cho giáo viên
• Cách viết email bằng tiếng Anh cho đối tác
• Những mẫu email tiếng Anh cho người đi làm thông dụng