Trong môi trường công sở hiện đại, email không chỉ là công cụ giao tiếp mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và hình ảnh cá nhân. Một email rõ ràng, đúng ngữ pháp, có tone lịch sự sẽ giúp bạn xây dựng uy tín và tăng hiệu quả công việc, đặc biệt trong giao tiếp với đối tác, cấp trên hoặc đồng nghiệp quốc tế.
Bài viết này cung cấp các mẫu email tiếng Anh thông dụng dành cho người đi làm, kèm theo ngữ cảnh và lưu ý quan trọng khi sử dụng.
Email phản hồi nhanh yêu cầu (Reply to a request)
Tình huống: Sếp/đồng nghiệp yêu cầu bạn gửi tài liệu, xác nhận thông tin hoặc hỗ trợ một công việc cụ thể.
Mẫu email:
Subject: Re: Request for [Tài liệu / Hạng mục cụ thể]
Dear [Tên người nhận],
Thank you for your email. Please find the requested document attached.
If you need any further information, feel free to let me know.
Best regards,
[Your Name]
Email xác nhận lịch họp, lịch làm việc (Confirm a meeting or schedule)
Tình huống: Xác nhận bạn có thể tham gia một cuộc họp hoặc lịch hẹn nào đó.
Mẫu email:
Subject: Confirmation – Meeting on [Date/Time]
Hi [Tên người nhận],
I’m writing to confirm our meeting scheduled on [ngày/giờ].
Please let me know if there’s any change.
Looking forward to speaking with you.
Best regards,
[Your Name]
Email follow-up sau khi gửi báo giá, đề xuất (Follow-up after proposal)
Tình huống: Gửi email nhắc lại sau khi đã gửi báo giá hoặc đề xuất, chưa nhận phản hồi.
Mẫu email:
Subject: Follow-up on Proposal – [Tên dự án]
Dear [Tên người nhận],
I hope this message finds you well. I’m following up on the proposal I sent on [ngày gửi].
Please let me know if you have any questions or would like to schedule a call to discuss further.
Looking forward to your feedback.
Warm regards,
[Your Name]
Một số cụm từ chuyên nghiệp thường dùng trong email
| Tình huống | Cụm từ tiếng Anh | Nghĩa tiếng Việt |
| Mở đầu email | I’m writing to… | Tôi viết email này để… |
| Gửi kèm tài liệu | Please find attached… | Vui lòng xem tài liệu đính kèm… |
| Hỏi thêm thông tin | Could you kindly clarify…? | Bạn có thể làm rõ giúp tôi…? |
| Nhấn mạnh thời hạn | Kindly respond by [date] | Vui lòng phản hồi trước ngày… |
| Cảm ơn chuyên nghiệp | Thank you for your support | Cảm ơn sự hỗ trợ của bạn |
Tạm kết
Chỉ cần nắm được một số mẫu và cấu trúc email cơ bản, bạn sẽ giao tiếp hiệu quả hơn với đồng nghiệp và đối tác quốc tế. Sự chuyên nghiệp trong email cũng là một phần quan trọng trong kỹ năng làm việc thời đại số.
Nếu đội ngũ nhân sự tại công ty bạn cần rèn luyện kỹ năng email bằng tiếng Anh, chương trình Tiếng Anh doanh nghiệp tại Optimus sẽ là lựa chọn phù hợp – cá nhân hoá theo ngành nghề, rèn mẫu email thực tế, phản hồi đúng chuẩn công sở.
Gọi ngay HOTLINE 0981030349 để được tư vấn lộ trình đào tạo kỹ năng email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh.
